Legende børn i daginstituion

Notat

Blanketflows & journalisering

Sammenhængende blanketflows for skoler, dagtilbud, borgere, eksterne, PPR, LTT og BUF.

JOSA Notat

JOSA Notat

Med JOSA Notat kan I strømline og effektivisere hele blanketflowet – fra skoler, dagtilbud, eksterne samarbejdspartnere og borgere til eksempelvis PPR og Familieenheder.

JOSA Notat kan samtidig udvides til at fungere som et brugervenligt journalsystem for skoler og dagtilbud, så løsningen skaber værdi både på tværs af forvaltningen og i den enkelte organisation.

Løsningen understøtter både centralt og decentralt opsatte skabeloner via en fleksibel backend. Det sikrer, at medarbejdere, borgere og eksterne samarbejdspartnere altid har et tydeligt overblik over, hvilken arbejdsgang og hvilke næste skridt der er forbundet med den enkelte skabelon.

JOSA Notat kan tilgås direkte via en AULA-widget, hvilket gør løsningen let tilgængelig for skoler og dagtilbud. Samtidig effektiviseres samarbejdet mellem forældre, medarbejdere og forvaltning yderligere gennem deres adgang til JOSA.

Notat illustration

Pædagog
udfylder & deler
f.eks. en indstilling

Forældre kommenterer & godkender
f.eks. en indstilling

Psykolog
udarbejder
f.eks. en PPV

Mit JOSA

Notat/AULA

Journal/ESDH

Sikrer opdaterede skabeloner og effektive blanketflows på tværs

✔

✔

Automatisk journalisering og arkivering af diverse notater og skabeloner

✔

Automatisk ledelsesinformation 

✔

Bedre efterlevelse af journalpligten, forvaltningsloven og offentlighedsloven

Sikrer overholdelse af GDPR

✔

Kernefunktioner

  • Individ

    Individnotater

    Giver mulighed for at oprette notater, skabeloner og vedhæftninger relateret til barnet/eleven.

  • Gruppe

    Gruppenotater

    Giver mulighed for at specialoprette grupper indenfor eller på tværs af de enkelte klasser eller stuer, hvortil der noteres og vedhæftes relevante data.

  • Enhedsnotater

    Enhedsnotater

    Giver mulighed for at oprette notater, skabeloner og vedhæftninger relateret til enheden. Det kan både være i forhold til hele institutionen/skolen eller stuen/klassen.

  • Stamdata og relationer

    Stamdata og relationer

    Overblik over barnets/elevens stamdata, herunder institutions- og skoledata. Mulighed for at tilføje relationer.

  • Automatisk Notatoverblik

    Automatisk Notatoverblik

    Automatisk oprettelse- og overblik af børn/elever skabes via institutions- og skoledata, som rettighedsstyres i forhold til enhedens/brugerrollens adgang. Overblikket effektiviserer adgangen til de enkelte notater for den enkelte medarbejder.

  • Notatakter

    Notatakter

    Et brugervenligt og samlet kontinuitetsoverblik over alle notatakter (noter, skabeloner, vedhæftninger m.m.), der løbende registreres og journaliseres med nem og hurtig fremsøgning af data.

  • Skabelonworkflow

    Skabelonworkflow

    Skabeloner oprettes via en back-end tilknyttet et workflow således, at det altid er de senest opdaterede skabeloner, der nemt og sikkert deles, godkendes eller kommenteres på af borger, leder eller samarbejdspartnere.

  • Statusnoter

    Statusnoter

    Med noteværktøjet oprettes private kladder, fælles og multiple noter, som nemt journaliseres på sagen og kollegaer adviseres med påmindelser.

  • Vedhæft

    Vedhæft

    Vedhæft nødvendige filer, der vedrører sagen (eksempelvis Office-dokumenter såsom Word, Excel, PowerPoint eller PDF’er, billeder og film).

  • Post

    Post

    Outlook mails videresendes sikkert til sagen. Processen aktiveres af en installeret makroknap fra mailsystemet, som overfører mailen via tunnelstandarden til JOSA’s postfunktion.

  • Rapport

    Rapport

    Med få klik filtreres og akkumuleres fagspecifikke data i selvvalgte dataudtræk. Data kan trækkes ud i Excel eller overføres til et BI (Business Intelligence) system.

  • MIT JOSA

    MIT JOSA

    Borgeren tilgår samtlige delte data og dokumenter, planer, beskeder, kalenderaktiviteter, herunder enten give eller tilbagetrække samtykker digitalt. Således opnås sikker kommunikation imellem forvaltning og borger.

Andre funktioner

  • Nem deling af data til aktindsigt eller inddragelse af borgere og andre aktører

  • Huskesedler og påmindelser til sig selv og kollegaer

  • Rolle- og rettighedsstyring af brugeradgange

  • Samtykkeregistreringer

  • Papirkurv til slettede data, der kan genskabes

  • Fagpersonalet bruger løsningen på PC og tablet og borgeren tilgår delte data fra alle enheder (mobil, tablet og PC) 

Familie bruger Mit JOSA

Mit JOSA

Giver borgerne én samlet indgang til samarbejdet

Læs om Mit JOSA

Mulige integrationer

  • Giver fagpersoner SSO (Single Sign On) fra AULA.

  • Kommunikation via tunnelstandarderne.

  • Relevante skole- eller institutionsdata i relation til stamdata hentes og præsenteres.

  • Grundlæggende fælles offentlige CPR-data, herunder informationer om forældremyndige parter, hentes.

  • Brevudsendelse til digital post sættes op efter kommunens praksis, f.eks. OneToox eller Kombits løsning.

  • Integration til kundens Adgangsstyring og Organisationskomponent (f.eks. FKA, FKO, EasyIQ eller Azure)etableres.

  • Sikker mail modtages fra eget Outlook mailsystem. Til dette formål installeres en makroknap i mailsystemet.

  • Borgere logger på Mit JOSA med MitID.

  • Kan opsættes til automatisk aflevering af KLE-opmærkede sagsakter.

Tilvalgsmoduler

  • Emner

    Emner

    Opret emner og skriv egne eller fælles sammenhængende notater. Det kan eksempelvis være et emne omhandlende hele stuen, klassen eller skolen.

  • Skalering

    Benyttes til at vurdere dagtilbudsbarnets generelle trivsel eller elevens sociale trivsel i klassen med henblik på at identificere progression og forbedre opfølgningsgrundlaget.

  • MedCom

    MedCom

    Sikker kommunikation med sundhedsvæsenets aktører.

Brugerperspektiver

Skole- og dagtilbudschef

  • Bedre organisering og strømlining af fagpersonernes arbejdsgange

  • Effektivisering og øget produktivitet, så medarbejderne bedre kan nå det de skal

  • Automatisk ledelsesinformation

  • Mere tilfredse medarbejdere

Leder eller administrativ medarbejder

  • Nem sagsoprettelse med automatisk indhentning af samtlige relevante stamdata

  • Effektive blanketflows

  • Automatisk ledelsesinformation

  • Mere tilfredse medarbejdere

Fagmedarbejder

  • Effektive blanketflows og sparet tid

  • Understøtter egne faglige arbejdsgange

  • Nem oprettelse og fremsøgning af sagsdata

  • Borgerinvolvering

Ufaglærte medarbejder

  • Data til overblik og afrapportering overfor politikere

  • Bedre tværfaglig organisering og strømlining af fagpersonernes arbejdsgange

Forvaltning

  • Sparer tid på skabeloner.

  • Nemmere samarbejde med skole, dagtilbud, eksterne og borgere.

  • Kan få ét samlet overblik over baggrunden for sager

Forældre

  • Kan nemt underskrive, udfylde og/eller kommentere skabeloner og samtykke

  • Nemmere samarbejde

  • Får samlet relevante data ét sikkert sted

Lyngby-Taarbæk Kommunes dagtilbud om JOSA Notat

Hør Anita Esbjerg, faglig pædagogisk leder, Kari Røpke Olfert, pædagogisk konsulent og Martin Søegaard Gjøl, IT- og digitaliseringskonsulent udtale sig om JOSA Notat.

Det siger kunderne

  • “Alt papirarbejde forsvinder. Nu ligger det hele i Notat"

    Anita Esbjerg, faglig pædagogisk leder
    LYNGBY-TAARBÆK KOMMUNE

  • “Det er en hjælp, at alt ligger på barnets navn i Notat"

    Kari Røpke Olfert, pædagogisk konsulent
    LYNGBY-TAARBÆK KOMMUNE

  • “Fagpersonerne sparer minimum 10 minutter på hhv. at finde det rigtige skema, gemme og dele det med leder og leder sparer 5-10 minutter på at arkivere hvert skema"

    Martin Gjøl, IT og digitaliseringskonsulent
    LYNGBY-TAARBÆK KOMMUNE

  • “Vi købte Notat for at arbejde digitalt med alle skemaerne, sikre observationerne og overholde GDPR”

    Anita Esbjerg, faglig pædagogisk leder
    LYNGBY-TAARBÆK KOMMUNE

  • "I Notat er det nemt for daginstitutionens leder og personale at få et overblik over børnenes trivsel”

    Anita Esbjerg, faglig pædagogisk leder
    LYNGBY-TAARBÆK KOMMUNE

  • “Notat er enkel og intuitiv at gå til”

    Anita Esbjerg, faglig pædagogisk leder
    LYNGBY-TAARBÆK KOMMUNE

Arkivering

Alldialogue hjælper kommuner med at efterleve lovkravet om digital arkivering med ekspertise indenfor udarbejdelse, styring og levering af arkiveringsversioner. Arkivering kan også foretages via en integration til kommunens ESDH-system.

Implementering

I forbindelse med implementeringen gennemgås typisk følgende faser:

Afklaring

  • Afklaring af konverteringsopgaven

  • Opstart af samarbejde med IT vedr. integrationer

  • Koordinering og planlægning af samarbejde

  • Faglig konfiguration af datastruktur og skabeloner

Forberedelse

  • Koordinering og implementering af integrationer

  • Teknisk klargøring af løsning

  • Konvertering af eksisterende sager

  • Opsætning af brugere og brugerrettigheder (AD)

  • Klargøring af kommunens egne skabeloner i løsning

  • Forberedelse af uddannelsen

Ibrugtagning

  • Præ-test frem mod overtagelsesprøve

  • Gennemførelse af overtagelsesprøve

  • Uddannelse af superbrugere

  • Driftsprøve i kommunens IT-miljø/godkendelse heraf

  • Drift, service og support

  • Støtte under opstart af nye brugere

Forankring

  • Monitoring, opfølgning og evaluering af implementering

  • Planlægning og eksekvering af evt. yderligere integrationer

  • Overtagelsesprøve af yderligere integrationer

Andre løsninger

  • Diaogmøde

    Dialog

    En fælles tværfaglig møde- og samarbejdsløsning til GDPR-sikker og effektiv implementering af HOI-loven, hvor borgerne udarbejder individuelle dialogplaner og samler dialogplanerne i “Én plan”.

    Læs mere om Dialog

  • Samarbejdsguide

    Samarbejdsguiden er baseret på en CMS-løsning, der samler kommunens fagrelaterede materialer, vejledninger og værktøjer på ét fælles fagligt website, der sikrer implementeringen af tidlig opsporing.

    Læs mere om Samarbejdsguiden
  • Fagmedarbejder bruger JOSA Journal

    Journal

    Et skræddersyet fagsystem til PPR, LTB, BUF, specialenheder, kommunikationscentre o.l., der understøtter individuelle faglige og processuelle arbejdsgange i en fælles journaliseringsløsning.

    Læs mere om Journal