Notat
Enkel journalisering og skabelonworkflows på tværs
En GDPR-sikker løsning til skole og dagtilbud
JOSA Notat
Gør medarbejdernes journaliseringsprocesser og arbejdsgange nemmere og GDPR-sikre med en faglig journal- og samarbejdsløsning, hvor alle skabeloner, faglige redskaber, noter og vedhæftninger registreres enkelt og sikkert. Løsningen understøtter lokalt og centralt opsatte skabeloner og sikrer, at medarbejderne ikke er i tvivl om hvilke arbejdsgange, der er forbundet med hver enkelt skabelon, da denne del sættes op via skabelon-backenden. Løsningen tilgås via AULA´s widget og samarbejdet med forældre og forvaltning effektiviseres yderligere via deres adgang til JOSA.
Pædagog
udfylder & deler
f.eks. en indstilling
Forældre kommenterer & godkender
f.eks. en indstilling
Psykolog
udarbejder
f.eks. en PPV
Mit JOSA
Notat/AULA
Journal/ESDH
Sikrer opdaterede skabeloner og effektive workflows på tværs
✔
✔
Automatisk journalisering og arkivering af diverse notater og skabeloner
✔
Automatisk ledelsesinformation
✔
Systematisk efterlevelse af journalpligten, forvaltningsloven og offentlighedsloven
Sikrer overholdelse af GDPR
✔
Kernefunktioner
-
Individnotater
Giver mulighed for at oprette notater, skabeloner og vedhæftninger relateret til barnet/eleven.
-
Gruppenotater
Giver mulighed for at specialoprette grupper indenfor eller på tværs af de enkelte klasser eller stuer, hvortil der noteres og vedhæftes relevante data.
-
Enhedsnotater
Giver mulighed for at oprette notater, skabeloner og vedhæftninger relateret til enheden. Det kan både være i forhold til hele institutionen/skolen eller stuen/klassen.
-
Stamdata og relationer
Overblik over barnets/elevens stamdata, herunder institutions- og skoledata. Mulighed for at tilføje relationer.
-
Automatisk Notatoverblik
Automatisk oprettelse- og overblik af børn/elever skabes via institutions- og skoledata, som rettighedsstyres i forhold til enhedens/brugerrollens adgang. Overblikket effektiviserer adgangen til de enkelte notater for den enkelte medarbejder.
-
Notatakter
Et brugervenligt og samlet kontinuitetsoverblik over alle notatakter (noter, skabeloner, vedhæftninger m.m.), der løbende registreres og journaliseres med nem og hurtig fremsøgning af data.
-
Skabelonworkflow
Skabeloner oprettes via en back-end tilknyttet et workflow således, at det altid er de senest opdaterede skabeloner, der nemt og sikkert deles, godkendes eller kommenteres på af borger, leder eller samarbejdspartnere.
-
Statusnoter
Med noteværktøjet oprettes private kladder, fælles og multiple noter, som nemt journaliseres på sagen og kollegaer adviseres med påmindelser.
-
Vedhæft
Vedhæft nødvendige filer, der vedrører sagen (eksempelvis Office-dokumenter såsom Word, Excel, PowerPoint eller PDF’er, billeder og film).
-
Post
Outlook mails videresendes sikkert til sagen. Processen aktiveres af en installeret makroknap fra mailsystemet, som overfører mailen via tunnelstandarden til JOSA’s postfunktion.
-
Rapport
Med få klik filtreres og akkumuleres fagspecifikke data i selvvalgte dataudtræk. Data kan trækkes ud i Excel eller overføres til et BI (Business Intelligence) system.
-
MIT JOSA
Borgeren tilgår samtlige delte data og dokumenter, planer, beskeder, kalenderaktiviteter, herunder enten give eller tilbagetrække samtykker digitalt. Således opnås sikker kommunikation imellem forvaltning og borger.
Andre funktioner
Nem deling af data til aktindsigt eller inddragelse af borgere og andre aktører
Huskesedler og påmindelser til sig selv og kollegaer
Rolle- og rettighedsstyring af brugeradgange
Samtykkeregistreringer
Papirkurv til slettede data, der kan genskabes
Fagpersonalet bruger løsningen på PC og tablet og borgeren tilgår delte data fra alle enheder (mobil, tablet og PC)
Mit JOSA
Giver borgerne én samlet indgang til samarbejdet
Mulige integrationer
-
Giver fagpersoner SSO (Single Sign On) fra AULA.
-
Kommunikation via tunnelstandarderne.
-
Relevante skole- eller institutionsdata i relation til stamdata hentes og præsenteres.
-
Grundlæggende fælles offentlige CPR-data, herunder informationer om forældremyndige parter, hentes.
-
Brevudsendelse til digital post sættes op efter kommunens praksis, f.eks. OneToox eller Kombits løsning.
-
Integration til kundens Adgangsstyring og Organisationskomponent (f.eks. FKA, FKO, EasyIQ eller Azure)etableres.
-
Sikker mail modtages fra eget Outlook mailsystem. Til dette formål installeres en makroknap i mailsystemet.
-
Borgere logger på Mit JOSA med MitID.
-
Løsningen er certificeret til at sende og modtage korrespondancer og bilag.
-
Kan opsættes til automatisk aflevering af KLE-opmærkede sagsakter.
Tilvalgsmoduler
-
Emner
Opret emner og skriv egne eller fælles sammenhængende notater. Det kan eksempelvis være et emne omhandlende hele stuen, klassen eller skolen.
-
Skalering
Benyttes til at vurdere dagtilbudsbarnets generelle trivsel eller elevens sociale trivsel i klassen med henblik på at identificere progression og forbedre opfølgningsgrundlaget.
-
MedCom
Sikker kommunikation med sundhedsvæsenets aktører.
Brugerperspektiver
Skole- og dagtilbudschef
Bedre organisering og strømlining af fagpersonernes arbejdsgange
Effektivisering og øget produktivitet, så medarbejderne bedre kan nå det de skal
Automatisk ledelsesinformation
Mere tilfredse medarbejdere
Leder eller administrativ medarbejder
Nem sagsoprettelse med automatisk indhentning af samtlige relevante stamdata
Effektive skabelon-workflows
Automatisk ledelsesinformation
Mere tilfredse medarbejdere
Fagmedarbejder
Understøtter egne faglige arbejdsgange
Nem oprettelse og fremsøgning af sagsdata
Effektive skabelon-workflows
Borgerinvolvering
Ufaglærte medarbejder
Data til overblik og afrapportering overfor politikere
Bedre tværfaglig organisering og strømlining af fagpersonernes arbejdsgange
Forvaltning
Kan få ét samlet overblik over baggrunden for sager
Nemmere samarbejde med skole og dagtilbud
Forældre
Får samlet relevante data ét sted
Kan nemt underskrive, udfylde og/eller kommentere skabeloner og samtykke
Nemmere samarbejde
Lyngby-Taarbæk Kommunes dagtilbud om JOSA Notat
Hør Anita Esbjerg, faglig pædagogisk leder, Kari Røpke Olfert, pædagogisk konsulent og Martin Søegaard Gjøl, IT- og digitaliseringskonsulent udtale sig om JOSA Notat.
Det siger kunderne
Arkivering
Alldialogue hjælper kommuner med at efterleve lovkravet om digital arkivering med ekspertise indenfor udarbejdelse, styring og levering af arkiveringsversioner. Arkivering kan også foretages via en integration til kommunens ESDH-system.
Implementering
I forbindelse med implementeringen gennemgås typisk følgende faser:
Afklaring
Afklaring af konverteringsopgaven
Opstart af samarbejde med IT vedr. integrationer
Koordinering og planlægning af samarbejde
Faglig konfiguration af datastruktur og skabeloner
Forberedelse
Koordinering og implementering af integrationer
Teknisk klargøring af løsning
Konvertering af eksisterende sager
Opsætning af brugere og brugerrettigheder (AD)
Klargøring af kommunens egne skabeloner i løsning
Forberedelse af uddannelsen
Ibrugtagning
Præ-test frem mod overtagelsesprøve
Gennemførelse af overtagelsesprøve
Uddannelse af superbrugere
Driftsprøve i kommunens IT-miljø/godkendelse heraf
Drift, service og support
Støtte under opstart af nye brugere
Forankring
Monitoring, opfølgning og evaluering af implementering
Planlægning og eksekvering af evt. yderligere integrationer
Overtagelsesprøve af yderligere integrationer
Andre løsninger
-
![Diaogmøde]()
Dialog
En fælles tværfaglig møde- og samarbejdsløsning til GDPR-sikker og effektiv implementering af HOI-loven, hvor borgerne udarbejder individuelle dialogplaner og samler dialogplanerne i “Én plan”.
-
![Fagmedarbejder bruger JOSA Journal]()
Journal
Et skræddersyet fagsystem til PPR, BUF, specialenheder, kommunikationscentre o.l., der understøtter individuelle faglige og processuelle arbejdsgange i en fælles journaliseringsløsning.
-
![]()
Samarbejdsguide
Samarbejdsguiden er baseret på en CMS-løsning, der samler kommunens fagrelaterede materialer, vejledninger og værktøjer på ét fælles fagligt website, der sikrer implementeringen af tidlig opsporing.
